W czasach otwartego rynku, outsourcingu i globalizacji międzynarodowe interesy są już standardem. Współpraca międzynarodowa, zwłaszcza w dużych firmach celujących w liczne rynki, to chleb powszedni. Czasem może oznaczać to oddelegowanie pracowników na jakiś czas do innego kraju. Również Polska przyjmuje pracowników z zagranicznych przedsiębiorstw, a tego typu sytuacje są regulowane przez liczne przepisy, przede wszystkim określone dyrektywy Parlamentu Europejskiego. Zasady te określają obowiązki, które spoczywają na zagranicznych pracodawcach w sytuacji delegowania swoich pracowników do Polski. Wywiązanie się z nich bywa czasem problematyczne, ale przede wszystkim trzeba je dobrze poznać, by wiedzieć z czym mamy do czynienia.
Kogo dotyczą przepisy?
Przedstawione w tym artykule zasady odnoszą się do pracodawców zagranicznych (zarówno z siedzibą w Unii Europejskiej, jak i poza jej granicami), w sytuacji, gdy wysyłają oni swoich pracowników do Polski. Taka delegacja może nastąpić w związku z kilkoma różnymi scenariuszami. Może być to zarówno agencja pracy tymczasowej, jak i firma posiadająca oddział w Polsce, do którego wysyła pracownika. Delegacja może być również wynikiem umowy zawartej między zagranicznym przedsiębiorcą, a firmą w Polsce.
Warunki zatrudnienia - niezbędne minimum
Jedna z kwestii określona w dyrektywach na ten temat to minimalne warunki zatrudnienia, jakie pracodawca musi zapewnić oddelegowanemu pracownikowi. Nie mogą one być mniej korzystne niż wynikające z polskiego Kodeksu Pracy i innych przepisów, które regulują szczegóły zatrudnienia. Dotyczy to następujących kwestii:
- wymiar i normy czasu pracy;
- okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego;
- wymiar urlopu wypoczynkowego;
- minimalne wynagrodzenie za pracę;
- wysokość wynagrodzenia, w tym dodatek za godziny nadliczbowe;
- bezpieczeństwo i higiena pracy;
- zakaz dyskryminacji i zasady równego traktowania, zgodnie z Kodeksem Pracy;
- ochrona pracownic w ciąży i w czasie urlopu macierzyńskiego;
- zatrudnianie nieletnich i praca wykonywana przez dzieci;
- zatrudnianie pracowników tymczasowych;
Przedsiębiorcy zagraniczni na ogół nie znają dokładnie polskich przepisów, w tym Kodeksu Pracy, nie mają również możliwości bezpośredniego nadzorowania kwestii takich, jak czas pracy czy bezpieczeństwo i higiena pracy. Niejednokrotnie więc decydują się oni zawrzeć porozumienie z podmiotami przyjmującymi na terenie Polski. Na mocy tych porozumień nawiązują współpracę w wymienionych wyżej obszarach, a nawet przekazują polskiej firmie przyjmującej odpowiedzialność za poszczególne zadania (przykładowo szkolenie bhp).
Administracja
Istnieje również seria obowiązków administracyjnych, które muszą zostać dopełnione przez pracodawcę, który zdecyduje się delegować swoich pracowników do Polski.
Przede wszystkim koniecznie należy złożyć do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), najpóźniej w dniu gdy pracownik rozpoczyna delegację, odpowiedniego oświadczenia. Oświadczenie to powinno zawierać pewne określone informacje na temat pracodawcy zagranicznego, Polskiej firmy przyjmującej delegowanego pracownika, a także samych pracowników i warunków ich oddelegowania. Jeśli w późniejszym czasie nastąpią jakiekolwiek zmiany w informacjach podanych w oświadczeniu, Państwową Inspekcję Pracy należy o tym powiadomić. Z technicznego punktu widzenia nie jest to problematyczny wymóg, jako, że oświadczenie może być złożone zarówno osobiście, jak i listownie, a nawet online. Istnieje specjalny formularz stworzony w tym celu. Można również złożyć je przez pełnomocnika, dołączając pełnomocnictwo.
Ponadto zagraniczna firma wysyłająca pracowników na delegację jest zobowiązana wyznaczyć osobę, która będzie upoważniona do pośredniczenia w kontaktach z PIP, a także do przesyłania zawiadomień oraz innych dokumentów. Musi to być osoba przebywająca na terenie Polski w okresie trwania delegacji, a wskazuje się ją w oświadczeniu składanym do Państwowej Inspekcji Pracy. Ten obowiązek jest mniej problematyczny, gdy delegowanemu pracownikowi towarzyszy koordynator lub osoba pomagająca w czynnościach administracyjnych. Jeśli takiej osoby nie ma, przedsiębiorstwo zagraniczne najczęściej będzie starało się zaangażować do tej roli pracownika firmy przyjmującej delegata.
Istnieje również obowiązek przechowywania dokumentów (papierowych lub w formie elektronicznej) przez czas delegacji. Miejsce ich przechowywania to kolejny szczegół wskazywany w oświadczeniu dla Państwowej Inspekcji Pracy. Wśród wymaganych dokumentów znajdują się kopia umowy o pracę delegata (lub jego odpowiednik potwierdzający warunki zatrudnienia), dokumentacja poświadczająca czas pracy delegata i liczbę przepracowanych godzin, a także dokumenty podające wysokość wynagrodzenia delegata - tu dodatkowo musi się pojawić informacja o wysokości odliczeń według prawa, (np. podatki), oraz dowody wypłaty lub ich kopie.
Należy też pamiętać, że na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy zagraniczny pracodawca wysyłający delegata do Polski musi udostępnić wszystkie powyższe dokumenty w odpowiednich terminach - w czasie delegacji w ciągu maksymalnie pięciu dni roboczych od otrzymania wniosku PIP, a po okresie delegacji w terminie 15 dni roboczych. PIP może taki wniosek złożyć do dwóch lat po ustaniu delegowania.
